ePG-Docs
O Sistema de Gerenciamento de Documentos Eletrônicos, também conhecido como ePG-Docs, foi criado no intuito de permitir o armazenamento, organização e acesso ao acervo documental digitalizado do município.
Sua criação toma como base as diretrizes estabelecidas pelo Decreto Municipal nº 7.980, de 26 de abril de 2024, e pelo Decreto Federal nº 10.278, de 18 de março de 2020 , os quais estabelecem as técnicas e os requisitos para a digitalização de documentos públicos, a fim de que produzam os mesmos efeitos legais dos documentos originais.
A digitalização de documentos se tornou uma ferramenta essencial ao acesso e compartilhamento de informação, contribuindo para a preservação, restringindo o manuseio aos originais, constituindo-se como instrumento capaz de fornecer acesso local, remoto e ainda simultâneo aos seus representantes digitais, além de garantir que todos os documentos digitalizados estejam protegidos por controle de acesso.
Sua criação toma como base as diretrizes estabelecidas pelo Decreto Municipal nº 7.980, de 26 de abril de 2024, e pelo Decreto Federal nº 10.278, de 18 de março de 2020 , os quais estabelecem as técnicas e os requisitos para a digitalização de documentos públicos, a fim de que produzam os mesmos efeitos legais dos documentos originais.
A digitalização de documentos se tornou uma ferramenta essencial ao acesso e compartilhamento de informação, contribuindo para a preservação, restringindo o manuseio aos originais, constituindo-se como instrumento capaz de fornecer acesso local, remoto e ainda simultâneo aos seus representantes digitais, além de garantir que todos os documentos digitalizados estejam protegidos por controle de acesso.
- Contribuir para o amplo acesso e disseminação dos documentos arquivísticos por meio da Tecnologia da Informação;
- Permitir o intercâmbio de acervos documentais e de seus instrumentos de pesquisa por meio de redes informatizadas;
- Promover a difusão e reprodução dos acervos arquivísticos não digitais, em formatos e apresentações diferenciados do formato original;
- Incrementar a preservação e segurança dos documentos arquivísticos originais que estão em outros suportes não digitais, por restringir seu manuseio.
- Promover a utilização de meios eletrônicos para a realização de processos administrativos com segurança, transparência e economicidade;
- Ampliar a sustentabilidade ambiental, com o uso da tecnologia da informação e da comunicação.
A iniciativa atende os seguintes itens dos Objetivos do Desenvolvimento Sustentável, considerando seu contexto em nível municipal:
- ODS 16 – Paz, justiça e instituições eficazes;
- ODS 17 – Parcerias e meios de implementação.
O acesso pode ser feito através do link https://epgdocs.praiagrande.sp.gov.br
Para acessar o sistema o usuário deve possuir cadastro e estar devidamente autorizado pelo Secretário de sua pasta a acessar o sistema.
Para novas liberações, deve-se encaminhar um e-mail com o autorizo do secretário para processodigital@praiagrande.sp.gov.br.
Para acessar o sistema o usuário deve possuir cadastro e estar devidamente autorizado pelo Secretário de sua pasta a acessar o sistema.
Para novas liberações, deve-se encaminhar um e-mail com o autorizo do secretário para processodigital@praiagrande.sp.gov.br.
A autenticação dos representantes digitais, prevista no inciso II, do art. 5º do decreto nº 7.980/2024,
para apoiar a equiparação ao documento original para todos os efeitos legais e para a comprovação de qualquer
ato perante pessoa jurídica de direito público interno deverá ser feita com o uso de assinaturas digitais qualificadas,
ou seja, por meio de certificados emitidos pela ICP-Brasil (Alínea c, inciso I do art. 3º do
Decreto Municipal nº 8.025,
de 23 de julho de 2024
, e inciso III do art. 4º da Lei 14.063, de 14 de setembro de 2020).
Caso ainda não possua um certificado digital, entre em contato com o responsável pelo mesmo em sua secretaria
Caso ainda não possua um certificado digital, entre em contato com o responsável pelo mesmo em sua secretaria
Ao realizar as configurações de digitalização, sempre atentar-se à tabela de padrões técnicos mínimos, conforme abaixo:
| DOCUMENTO | RESOLUÇÃO MÍNIMA | COR | TIPO ORIGINAL | FORMATO DE ARQUIVO* |
|---|---|---|---|---|
| Textos impressos, sem ilustração, em preto e branco | 300 dpi | Monocromático (preto e branco) | Texto | PDF/A |
| Textos impressos, com ilustração, em preto e branco | 300 dpi | Escala de cinza | Texto/imagem | PDF/A |
| Textos impressos, com ilustração e cores | 300 dpi | RGB (colorido) | Texto/imagem | PDF/A |
| Textos manuscritos, com ou sem ilustração, em preto e branco | 300 dpi | Escala de cinza | Texto/imagem | PDF/A |
| Textos manuscritos, com ou sem ilustração, em cores | 300 dpi | RGB (colorido) | Texto/imagem | PDF/A |
| Fotografias e cartazes | 300 dpi | RGB (colorido) | Imagem | PNG |
| Plantas e mapas | 600 dpi | Monocromático (preto e branco) | Texto/imagem | PNG |
| METADADO | DEFINIÇÃO |
|---|---|
| 1- Título |
Elemento de descrição que nomeia o documento. Pode ser formal ou atribuído:
|
| 2 - Autor | Município da Estância Balneária de Praia Grande - Unidade produtora |
| 3 - Assunto |
Palavras-chave que representam o conteúdo do documento. Pode ser de preenchimento livre ou com o uso de vocabulário controlado ou tesauro. |
| 4 – Data e local da digitalização | Registro cronológico (data e hora) e tópico (local) da digitalização do documento. |
| 5 - Identificador do documento digital |
Identificador único atribuído ao documento no ato de sua captura para o sistema informatizado (sistema de negócios). *Se o documento estiver vinculado a um processo registrado no SIS MP utilize o seu número acrescido do seu volume, anexo ou apenso, se houver. *Se o processo não estiver registrado no SIS MP, esse campo não será preenchido. |
| 6 - Responsável pela digitalização | Pessoa jurídica ou física responsável pela digitalização e o seu cargo (quem conferiu e assinou o pdf) |
| 7 - Tipo Documental | Indica o tipo de documento, ou seja, a configuração da espécie documental de acordo com a atividade que a gerou. |
| 8 - Hash (chekcsum) da imagem | Algoritmo que mapeia uma sequência de bits (de um arquivo em formato digital), com a finalidade de realizar a sua verificação de integridade. |
| 9 - Classe | Identificação da classe, subclasse, grupo ou subgrupo do documento com base em um plano de classificação de documentos. |
| 10 - Data de produção (do documento original) | Registro cronológico (data e hora) e tópico (local) da produção do documento. |
| 11 - Gênero | Indica o gênero documental, ou seja, a configuração da informação no documento de acordo com o sistema de signos utilizado na comunicação do documento. |
| 12 - Prazo de guarda | Indicação do prazo estabelecido em tabela de temporalidade para o cumprimento da destinação. |
| 13 - Destinação prevista (eliminação ou guarda permanente) | Indicação da próxima ação de destinação (transferência, eliminação ou recolhimento) prevista para o documento, em cumprimento à tabela de temporalidade e destinação de documentos das atividades-meio e das atividades-fim. |
Qual o formato do arquivo?
Colorido ou Cinza?
Onde armazenar?
O documento tem apensos e anexos?
O documento está danificado e/ou rasgado?
O que fazer com o documento após a digitalização?
No caso de processos com volume, os volumes poderão ser escaneados em um único arquivo? Ou deverão ser digitalizados separadamente?
Existe limite de tamanho para o arquivo?
O manual refere-se a dividir processos em partes, por exemplo:
Volume 1 Parte 1, Volume 1 Parte 2. É obrigatório proceder desta forma?
Diversos processos possuem papéis e documentos grampeados/apensados na contracapa sem numeração. Como proceder neste caso?
No caso de processos com folhas sem numeração, como proceder?
Quem fará a configuração dos padrões dos scanners?
O scanner aplica o recurso OCR automaticamente?
Como será o acesso aos documentos depois de escaneados e colocados no ePG-Docs?
- O arquivo deve ser digitalizado em PDF ou PNG, a depender do tipo de documento digitalizado. No geral, para documentos, folha de informação, cotas e textos, deve-se salvar o arquivo em formado PDF/A.
- Caso o documento seja uma fotografia, cartaz, planta e/ou mapa, o arquivo final deverá ser salvo em PNG e posteriormente anexado à um PDF, conforme o manual.
Colorido ou Cinza?
- Por padrão, deve-se optar pela escala monocromática/cinza caso o documento não possua nenhum elemento colorido.
- Caso possua qualquer elemento com cor (brasão, texto, figura, ilustração etc.), deve-se utilizar o modo colorido para digitalização.
Onde armazenar?
- Com a intenção de simplificar o salvamento dos arquivos durante a digitalização, recomendamos que seja criado um repositório na rede, exclusivamente para o processo de digitalização de documentos. A pasta pode conter divisões para separar os documentos que foram digitalizados, conferidos, etc.
O documento tem apensos e anexos?
- Documentos apensados à contracapa não fazem parte do registro processual, possuindo caráter precário e provisório. Portanto, não devem ser digitalizados.
O documento está danificado e/ou rasgado?
- Caso o documento esteja com leves danos e/ou sensível ao manuseio, dê preferência à utilização de scanners sem tração (mesa digitalizadora). Se não possuir uma, encaminhe o processo/documento para outro setor ou entre em contato a Divisão de Arquivo Público Municipal – SEAD-5217 através do telefone 3496-2116.
- Caso o documento esteja com danos severos, como rasgos muito extensos, entrar em contato com a Divisão de Arquivo Público Municipal – SEAD-5217.
O que fazer com o documento após a digitalização?
- Após a finalização da digitalização e inclusão do ePG-Docs, o processo/documento em papel deve ser encerrado e arquivado.
- Caso se trate de um processo administrativo, deve-se inserir o Termo de Encerramento de Processo Físico, conforme manual, e arquivado ou mantido sob guarda do setor responsável pela conversão.
- Se o processo digitalizado necessitar de novos despachos e juntadas, deverá ser aberto novo Processo Digital para continuidade dos trâmites.
No caso de processos com volume, os volumes poderão ser escaneados em um único arquivo? Ou deverão ser digitalizados separadamente?
-
Os processos que possuírem volumes e anexos deverão ser digitalizados separadamente pelos seguintes motivos:
- Um processo pode possuir volumes em locais distintos, o que dificultaria o agrupamento físico para digitalização;
- O arquivo poderia ficar demasiado extenso em caso de volumes muito grandes;
- A separação facilita a ordenação, pesquisa e controle de acesso;
- A digitalização deve prezar pela exata representação ao representante físico. Ou seja, em caso de documentos apartados (volumes), a mesma mecânica deve ser aplicada para o digital
Existe limite de tamanho para o arquivo?
- Atualmente o limite de upload é de 1GB
O manual refere-se a dividir processos em partes, por exemplo:
Volume 1 Parte 1, Volume 1 Parte 2. É obrigatório proceder desta forma?
- Este procedimento é uma sugestão para os trabalhos e deve ser realizado apenas durante a digitalização, para organizar e salvar em pastas da rede provisórias.
- Isso facilita os trabalhos pois permite a continuidade do mesmo processo em momentos diferentes. Além disso, caso o processo possua mapas, cds, dvds, etc., a separação permite utilizar diferentes equipamentos e depois agrupá-los.
Diversos processos possuem papéis e documentos grampeados/apensados na contracapa sem numeração. Como proceder neste caso?
- Documentos apensados à contracapa não fazem parte do registro processual, possuindo caráter precário e provisório. Portanto, não devem ser digitalizados.
No caso de processos com folhas sem numeração, como proceder?
- Deverá ser mantido o regramento atual para tais casos, conforme Decreto Municipal nº 5 de 30 de maio de 1967, o qual dita em seu § 2º do art. 6º que apenas o PROTOCOLO pode renumerar folhas de um processo.
Quem fará a configuração dos padrões dos scanners?
- A configuração será realizada no ato de instalação do programa.
- Os técnicos de Seplan estão capacitados para o adequado trabalho.
- Além disso, assim que os scanners forem disponibilizados, este manual será atualizado com o passo-a-passo da configuração
O scanner aplica o recurso OCR automaticamente?
- Todos os scanners contratados possuem a opção de utilizar o recurso OCR.
- Para garantir que a mesma está habilitada, basta verificar sua configuração neste manual (em breve) ou entrar em contato com Seplan através do ramal 2092.
Como será o acesso aos documentos depois de escaneados e colocados no ePG-Docs?
-
A princípio, o regramento será o mesmo do Processo Digital, onde:
- A Exma. Sra. Prefeita possui acesso total
- Sras. e Srs. Secretários possuem acesso total à sua pasta
- Cada servidor possui acesso ao próprio setor O sistema também possibilitará a liberação de permissões de acesso a outros servidores, com controle do prazo de acesso.
O sistema de gerenciamento de documentos eletrônicos, ePG-Docs, foi criado e disponibilizado em janeiro de 2024 pela Secretaria de Planejamento.
Se você tiver alguma dúvida ou quer fazer alguma sugestão, basta enviar um e-mail para servicosdigitais@praiagrande.sp.gov.br que responderemos em breve.
